Teilnehmermanagement

Ein professionelles Teilnehmermanagement ist das Schlüsselelement für jede erfolgreiche Veranstaltung!

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Unsere Leistungen für Ihr erfolgreiches Event:

 
 

EM.EX Event Software

Eine Software für alle Prozesse: von der Anmeldung bis zum CheckIn!

 

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Teilnehmermanagement

Wir übernehmen die gesamte Agenturleistung: Hotlineservice und Mailkorrespondenz

 

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Online Events

Vom direkten Streaming bis zur Einbindung Ihrer Digitalplattform

 

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Onsite Handling

CheckIn, Badgeprinting, Ticketkontrolle, Personal und Technik aus einer Hand!

 

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FAQs zum Teilnehmermanagement

Die wichtigsten Antworten auf die drängendsten Fragen zum Teilnehmermanagement:

 
 
Worauf ist beim Teilnehmermanagement zu achten?

Eine einfache Frage, die eine vielschichtige Antwort verdient: Im Mittelpunkt des Eventmanagements stehen immer die Teilnehmenden Ihres Events!

Die Ausprägungen des Teilnehmermanagements sind oft die ersten Berührungspunkte von Teilnehmern mit einer Veranstaltung. Für die Planung der Gästebetreuung ist es daher wichtig, bereits frühzeitig das Einladungsprozedere zu klären.

Ob digital oder postalisch: Der Zugang zur Anmeldung muss für die Eingeladenen immer möglichst barrierefrei sein. Im weiteren Verlauf müssen der Prozess der Eventregistrierung und die Funktionen so smart wie möglich gestaltet werden. Sonst drohen hohe Absage- oder Abbruchraten bei der Anmeldung.

Der Zugang zum Event vor Ort ist der nächste, erste Berührungspunkt von Teilnehmenden mit dem Teilnehmermanagement. Auch hier gibt es keine zweite Chance für den ersten Eindruck der Gäste. Hier muss von der Logistik über den Service alles stimmen.

Als Veranstalter oder Agentur müssen am Ende des Teilnehmermanagementprozesses alle für die weitere Organisation der Veranstaltung und die Teilnehmerkommunikation relevanten Daten der Gäste vorliegen – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Welche Kosten kommen bei einem Teilnehmermanagement System auf mich zu?

Was kostet ein Auto? Eine Frage, auf die es keine pauschale Antwort geben kann.

Bei uns bezahlen Sie modulweise pro Teilbereich.

Je mehr Abfragen Ihr Anmeldeprozess hat, desto mehr muss eingerichtet und konfiguriert werden. Ebenso entscheidend ist, ob Ihre Veranstaltung kostenpflichtig oder kostenfrei ist und ob Sie die Teilnehmerbetreuung selbst abbilden und nur die Softwareinfrastruktur, nicht aber die Agenturleistung, benötigen.

Ein wesentlicher Kostenblock ist auch die technische Ausstattung vor Ort für den Check-In, das Troublemanagement und ggf. die Zertifizierung.

Grundsätzlich führen aber immer mehrere Wege zum professionellen Teilnehmermanagement und Registrierungsprozess.

Wir finden sicher auch für Ihr Budget eine passende Lösung.

Warum sind wir der richtige Dienstleister und Partner für Ihr Teilnehmermanagement?

Weil wir unsere Software EM.EX auf die Veranstaltungs- und Ticketstruktur anpassen und nicht Sie die Veranstaltungsstrukturen auf unsere Software anpassen müssen.

Zudem schätzen wir einen sehr persönlichen Umgang mit unseren Kunden und Projekten. Sie erhalten feste Ansprechpartner, die Ihre Veranstaltung von A-Z mit begleiten.

Unsere Kunden loben, dass sie alles aus einer Hand bekommen.

Vom angepassten Corporate Design der Event Website, über die Teilnehmermanagement Software für die Verwaltung, Buchung, Check In und Follow Up.

Bei Bedarf unterstützen wir mit Soft- und Hardware, sowie Personalressourcen . Seit 2011 haben wir einige hundert Veranstaltungen mit unterschiedlichsten Größen und Formaten mit individuellen Lösungen begleitet.

Diesen Erfahrungsschatz aus unzähligen Events werfen wir gerne auch für Sie in die Waagschale.

Welche Optimierungsmöglichkeiten im Prozess gibt es bei Events?

Das Teilnehmermanagement erfüllt immer auch eine wichtige logistische Funktion der Eventplanung.

Wir werden die einzelnen Prozessschritte, die die Teilnehmenden durchlaufen, mit Ihnen gemeinsam analysieren und haben hier auf dem Weg von der Einladung über die Anmeldung und den Check-In Prozess einige Berührungspunkte, die sicher auch bei Ihrer Veranstaltung im Sinne der Teilnehmenden optimiert werden können.

Spätestens bei der After-Event-Kommunikation und der Projektdokumentation finden wir garantiert einen wunden Punkt, bei dem wir Ihr Unternehmen unterstützen können.

Wie läuft eine typische Mitarbeiterschulung im Umgang mit EM.EX ab?

Zunächst richten wir die Anmeldeseite für Ihr Event ein und verknüpfen diese mit eventuell vorhandenen Event Webseiten.

Anschließend verstecken wir die vielen anderen Knöpfe im Backend der Teilnehmerverwaltung, die für Ihre Veranstaltung und das Gästemanagement irrelevant und verwirrend sind.

Mit dem Rest gehen wir strukturiert die Phasen und Bestandteile des Konfigurationsprozesses im Tool durch.

Wo finden Sie die buchbaren Artikel, wo die Teilnehmergruppen, wo die Preise und wo stellen Sie die Sichtbarkeiten und die Raumkapazitäten ein?

Anschließend machen wir eine Probeanmeldung und schauen uns im Backend dann an, wie wir an diese eben erhobenen Daten aus der Onlneregistrierung kommen. Wie kann man suchen, filtern und nachfolgende Aufgaben wie Mailings oder Exporte auslösen, uv.a.m.

Zum Abschluss schauen wir aufs Dashboard und klären, wie Sie die Fragen der Geschäftsführung nach den aktuellen Zahlen am schnellsten beantwortet bekommen.

Welche technische Infrastruktur wird für ein professionelles Teilnehmermanagement benötigt?

Für ein professionelles Einladungsmanagement brauchen Sie einen vernünftigen Internetbrowser, mehr nicht. Für den Rest sorgen wir.

Datenschutzkonforme Serverinfrastruktur und eine flexible Eventsoftware, die sich Ihrem Event, der Location und dem Ablauf Ihrer Veranstaltung anpassen lässt.

Vor Ort brauchen wir noch funktionsfähige Hardware, aber auch die bringen wir gerne mit.

 
 

Weitere Antworten zu unseren Teilnehmermanagementlösungen geben wir hier.

Die besten Lösungen entwickeln sich
im persönlichen Gespräch

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WAS UNSERE KUNDEN MEINEN

„Sehr gerne haben wir die komplette Digitalisierung des komplexen Anmeldeprozesses des Deutschen Steuerberatertages in die Hände von EMENDO gelegt. Wir schätzen das Team als zuverlässige und inspirierende Sparrings-Partnerinnen, die – auch weil selbst vom Fach – sehr schnell und flexibel auf besondere Anforderungen reagieren. Gemeinsam haben wir die Umstellung von einer Präsenz- zur reinen Online-Konferenz ebenso reibungslos umgesetzt wie die automatische steuerliche Ausgestaltung bei Ticketkäufern aus dem Ausland. Die Zusammenarbeit ist stets sympathisch und umsetzungsstark, feinfühlig und zuverlässig – immer auf Augenhöhe, immer höchst professionell.“

 

Anke Schäfer, Leiterin Events - Deutscher Steuerberaterverband e.V.
„Für die Bosch ConnectedWorld mit rund 10.000 Teilnehmenden aus aller Welt sind die logistischen Herausforderungen hinter dem Teilnehmermanagement enorm. Insbesondere bei einem hybriden Eventformat braucht es eine leistungsstarke und flexible Software, die alle komplexen Eventzusammenhänge in einer Lösung abbilden kann. Wir nutzen EM.EX daher bereits zur Programmerstellung, zur Verwaltung der gesamten Standbauleistungen sowie für das Referentenmanagement. Als Ticketseller übernimmt EMENDO darüber hinaus das Teilnehmerhandling, die Abrechnung der Ticketgebühren und den CheckIn – online wie onsite.“
 
Sarah Nizze, Head of Bosch ConnectedWorld - Bosch.IO GmbH
Bewertung
„Dank EM.EX haben wir endlich für jegliche Art von Veranstaltungen eine passgenaue und einfache Lösung des Teilnehmermanagements und des Ticketings vor Ort – egal ob kleine Regionalveranstaltung oder internationale Messe. Eine äußerst flexible Software sowie ein tolles und immer hilfsbereites Team.“

 

Jörg Schwabe, Branchentag Holz - Gesamtverband Deutscher Holzhandel e. V.
„Mit EMEX haben wir für unserer regionalen Messeveranstaltung eine maßgeschneiderte Softwarelösung sowohl für unser Ausstellermanagement als auch für das Messeticketing bekommen. Jede Software ist nur so gut wie das Team dahinter und das zeichnet EMENDO aus: Eine tolle Betreuung durch ein Team, welches sich in die Herausforderungen der Veranstalter bis ins Detail hineindenkt und die Software dann entsprechend perfekt darauf anpasst. Eine Zusammenarbeit die einfach Spaß macht!“

 

Nicole Stegmann, Inhaberin - Capricorn Events GmbH

Unsere Kunden

Ein Auszug unserer zufriedenen Kunden:

ACS PharmaProtect GmbH
Alfred Kärcher Vertriebs-GmbH
Bezirksärztekammer Nordwürttemberg
BMW Group
Bosch.IO GmbH
Bund Deutscher Heilpraktiker (BDH)
Capricorn Events
Daimler AG
Dassault Systemes Deutschland GmbH
Deutsche Gesellschaft für das Badewesen
Deutscher Steuerberaterverband e.V.
Deutscher Verband für Podologie (ZFD)

 

 

Deutsches Krebsforschungszentrum (DKFZ)
DVGW Kongress GmbH
Europäische Zentralbank
Feldhoff & Cie. Dialog GmbH
FKFS
GD Holz Service GmbH
Georg Thieme Verlag KG
Hagos eG
Konzerthaus Stuttgart e.V.
Landeshauptstadt Kiel
Landeshauptstadt Stuttgart
Landesmesse Stuttgart GmbH

 

 

Marketing Club Region Stuttgart-Heilbronn
Ministerium der Justiz und für Europa Baden-Württemberg
Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau BW
Robert Bosch Elektronik GmbH
Robert Bosch GmbH
Universität Stuttgart
Verband Deutscher Podologen (VDP)
Verband Physikalische Therapie
Winterhalter Gastronom GmbH
Wüttembergische Gemeinde-Versicherung a.G.

 

 

 

NEWS

Neues aus der Branche und aus der EMENDO-Welt:

Du versendest ein Einladungsmailing zu einem Event und fragst dich, ob deine Gäste die Einladung wohl bekommen? Erfahre hier, wie wir dich dabei unterstützen können, sodass deine Einladungen auch bei den Empfängern ankommen.

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Live-Prüfung von Flugdaten, Mailings kategorisieren, automatisiert versenden und auswerten, Abrechnungen und Erstattungen automatisiert aus dem Backend per Knopfdruck! Die ersten Updates 2023 haben es in sich. Hier erfährst du mehr:

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EMENDO launcht im März 2023 ein vollintegratives Seating-Tool: CAD-Pläne hochladen, Tische und Stühle frei anordnen, Teilnehmer mit zugehörigen Begleitpersonen per Knopfdruck automatisiert auf die freien Plätze verteilen sind nur einige der Features des neuen Seating-Tools.

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